5 tips de organización para un Community Manager

El mundo del social media demanda cada vez más atención y especialización por parte de las agencias y las personas que se dedican a este tipo de profesión, y donde sobresale un cargo relacionado a la gestión es precisamente la labor del Community Manager.

Se conoce que un Community Manager debe gestionar las cuentas sociales de una marca, así como la comunidad misma que rodea a este universo digital, y aunque el trabajo pueda sonar sencillo para algunos, la realidad es que ser la voz de la marca en los canales sociales requiere de mucho esfuerzo y sobre todo organización.

En este blog, te compartiremos 5 consejos útiles que ayudarán a tu Community Manager a tener una mejor gestión de su tiempo y una organización más efectiva. También puedes echarle un ojo al vídeo de YouTube donde explicamos todo esto en una transmisión en vivo.

¿Qué es un Community Manager?

Antes que todo, es importante que conozcamos la definición de Community Manager, ya que muchas empresas pecan de creencias falsas relacionadas a las funciones de este puesto dentro de una empresa.

Un Community Manager se dedica principalmente a la gestión de canales sociales de una marca o institución, fungiendo como la voz de la misma en los canales de redes sociales (Facebook, Instagram, Twitter, YouTube, etc.)

De igual manera, el encargado de estas funciones también se involucra en el desarrollo de las estrategias de comunicación y de marketing para las cuentas que maneja, manteniendo siempre una comunicación constante con el equipo creativo y con los responsables de la cuenta, que en estos casos suelen ser los clientes directamente o el Project Manager.

¡OJO! Muchos empresarios creen que el Community Manager es un reemplazo de un departamento de marketing completo, cosa que es completamente falsa, así que si pensabas delegar proyectos de diseño, fotografía, ads, vídeo o algo similar a tu CM, te recomendamos pensarlo 2 veces.

Organización para Community Managers

Conoce y prioriza tus funciones como Community Manager

Es normal conocer Community Managers que casi nunca tengan tiempo de nada, no solo por su carga de trabajo, si no por su falta de organización.

Un consejo que puede funcionar para evitar esto es conocer al 100% las funciones que sean delegadas a tu departamento, en este caso si te dedicas únicamente a la respuesta de comentarios y mensajes en las cuentas, es importante priorizar qué cuenta te demanda más tiempo y en cuáles debes poner un poco más de atención.

Lo mismo sucede con todas las otras funciones que realices al día, dígase creación de contenido, reuniones con el equipo de trabajo, copys, etc. Cada función debe llevarte un determinado tiempo y cada una debe contar con una fecha límite de entrega, por lo que organizar tus tareas de la más a la menos urgente, es un buen primer paso para comenzar a organizarse.

Apps como Asana, Monday, Slack, Google Calendar o incluso Excel son buenas herramientas que te permitirán organizar tus labores con tiempos límite.

Maneja más de un calendario

Una agencia de marketing por lo general prepara unos entregables que se conocen como artes para posts en redes sociales, los cuales se van entregando a los clientes de forma semanal, quincenal o mensual, así que parte del trabajo del Community Manager es presentar de forma organizada los posts que saldrán en la cuenta en el futuro.

Una de las opciones más viables para organizarse y no perder la cabeza durante la semana es manejar más de un calendario, es decir, no basta con solo sacarse del sombrero los 3 o 5 posts a la semana en un solo día, si no que es mejor organizar todo el mes con base a una estrategia sólida y una investigación previa. Por eso recomendamos ampliamente tener a la mano al menos 3 calendarios para una sola cuenta, los cuales te explicamos a continuación:

CALENDARIO MENSUAL DE IDEAS: Antes de comenzar con cualquier cuenta, es importante investigar sus precedentes y su macroentorno dentro del mundo digital, esto nos dará una primera noción de las ideas de publicaciones que podemos usar (claro, apoyándonos mucho del brief con el cliente).

El primer calendario recopilará todas las ideas que podamos usar durante el mes para la cuenta, divididas en los días de posteo y organizadas por idea, canal, objetivo, público, etc. Así nos ahorraremos mucho tiempo de investigación y créenos, el estrés será mucho menor.

CALENDARIO SEMANAL DE DISEÑO: Después de tener un calendario con borradores de ideas, es hora de pasarlas a la realidad, lo cual por lo general es trabajo del equipo de diseñadores de la agencia o de la empresa, pero hey, recuerda que cada cabeza es un mundo, y probablemente tu idea de un post sea entendida de otra manera por el diseñador, sin mencionar que la búsqueda de material suele ser muy tardado. (Sobre todo si el diseñador es muy perfeccionista).

Por eso recomendamos manejar un calendario de diseño donde expliquemos a detalle como queremos el post, si hay alguna referencia y sobre todo dejando un enlace del material que creemos que puede funcionar. Esto ahorrará mucho trabajo al diseñador y logrará terminar los artes más rápido.

CALENDARIO FINAL: Este calendario todos lo conocemos, es la típica presentación de PowerPoint o slides de Google donde presentamos el post final junto a su copy complementario, aunque nosotros recomendamos agregar a esas páginas el día y hora en la que el post saldrá, además de especificar el objetivo del post y el formato.

Un Community Manager investiga las tendencias

Todos los días sale algún meme, tendencia, tema o vídeo que podría convertirse en el próximo boom de internet, y nuestra labor como nativos de la red, es conocer todo lo relacionado con las tendencias o los temas del momento que podamos usar a nuestro favor y que vayan relacionados con el tono de comunicación de la marca.

Algunas herramientas útiles para este tipo de investigación son Google Trends, Buzzsumo o Twitter, ya que en ellas se recopilan temas que estén en auge y que nos den una nueva ventana de posibilidades para próximos posts de nuestros calendarios.

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Siempre ten anotaciones de todo

Una idea ganadora no precisamente puede llegar en una junta creativa, a veces nuestro cerebro puede tomarnos por sorpresa y atacarnos con una idea genial en los peores momentos, y puede que en algún momento del fin de semana mientras estás cómodamente acostado viendo vídeos o jugando, te llegue de la nada una súper idea que seguramente generará muchas reacciones en Facebook, pero, ¿Cómo mantienes esa idea hasta el lunes?

Es por eso que recomendamos ampliamente tener un espacio en tu celular o en alguna libreta todas esas ideas que creas que pueden funcionar en tu cuenta. Créenos, tener anotación de todo puede salvarte en una semana de bloqueo creativo.

Conoce a fondo al resto de tu equipo

Dentro de una empresa, siempre habrá más de una persona involucrada en el desarrollo de funciones operativas del negocio, y como Community Managers, es importante que conozcamos a todas aquellas personas que nos estarán acompañando durante nuestro viaje dentro de la empresa.

Así como tú fungirás en ciertas acciones, así habrán otras personas que hagan algo diferente pero que indirectamente pueda repercutir en tu desempeño, por lo que recomendamos que conozcas a todo el equipo de trabajo y sobre todo que mantengas una comunicación constante y fluida con los mismos, lo cual garantizará que las estrategias y procesos sean más rápidos y precisos.

Dentro de un equipo creativo, tenemos al Project Manager, Community Manager, Diseñadores, Copywriters, Ad Manager, Audiovisuales, etc. Así que ármate de valor y conoce a fondo a tus compañeros.

Una pequeña parte de internet le pertenece a los Community Managers, por lo que esta función es de suma importancia para las empresas que quieran generar o aumentar su presencia en redes sociales, las cuales se han vuelto cada vez más obligatorias dentro del mundo empresarial.

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